GoBD Verfahrensdokumentation
Ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen
Die GoBD
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Sammlung von Grundsätzen und Anforderungen, die in Deutschland für die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen gelten. Die GoBD legen fest, wie elektronische Geschäftsvorfälle erfasst, aufbewahrt und zugänglich gemacht werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen in enger Zusammenarbeit mit dem Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) und dem Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) entwickelt. Sie stellen sicher, dass die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form den steuerlichen Anforderungen entsprechen und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle gewährleistet ist.
Die GoBD umfassen verschiedene Aspekte, wie z.B. die ordnungsgemäße Erfassung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen, die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen, die elektronische Archivierung von Belegen, die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Löschungen sowie den Datenzugriff für steuerliche Prüfungen. Die Verfahrensdokumentation (V.-Doku) ist Ihre "Bedienungsanleitung" für Ihr Unternehmen, in der alle Prozesse aufgeführt werden, die das Betriebsergebnis verändern. Bereits seit 2015 sind alle Unternehmer durch die gesetzlichen Anforderungen (HGB, AO, GoBD) zur Erstellung verpflichtet.
Welche zusätzlichen Vorteile habe ich als Betrieb?
Unabhängig von den gesetzlichen Vorschriften, eine Verfahrensdokumentation für meinen Betrieb erstellt zu haben, gibt es aus Unternehmersicht auch weitere Gründe, sich mit dem Thema der V-Doku zu beschäftigten.
Denn eine erstellte Verfahrensdokumentation hilft mir in meinem Unternehmen, Prozesse zu durchleuchten, Risiken zum Beispiel im Bereich der Zugriffsberechtigungen zu überprüfen und Strukturen auf Nachvollziehbarkeit zu prüfen.
- Transparenz und Effizienz durch die Dokumentation Ihrer betrieblichen Prozesse
- Wissenstransfer und Einarbeitung durch Dokumentation der Verfahren im Unternehmen
- Kontinuität und Risikominimierung dadurch, dass wichtige Informationen und Kenntnisse nicht von Einzelpersonen abhängig sind
- Compliance Klarstellung und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen
- Qualitätsmanagement und Zertifizierung der eigenen Prozesse
- Unternehmensnachfolge und Verkauf aufgrund transparenter Einblicke in die Geschäftsprozesse
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